Independentemente do setor de atividade da sua empresa ou organização, um sistema ERP personalizado é essencial para a otimização das operações e melhoria dos resultados. Conseguir uma implementação de ERP bem sucedida implica, no entanto, ter em conta alguns pressupostos que farão com que o processo seja mais ágil. Mais do que tecnologia, trata-se de um novo modelo de gestão que revoluciona as práticas empresariais, com inúmeros benefícios. Porém, para poder tirar o maior proveito da solução é necessário planear ao detalhe todos os passos a dar, sob pena de investir tempo e recursos num sistema que fica aquém do seu potencial.
Eficiência, produtividade, decisões mais assertivas e informadas, processos otimizados e redução de desperdícios. Estas são algumas das vantagens que pode retirar de uma implementação de ERP bem planeada e conseguida, trate-se de uma primeira implementação ou da mudança para um novo software. Adotar uma ferramenta de ERP personalizado é, efetivamente, a melhor forma de alavancar os resultados da sua empresa, mas para que tal aconteça, é necessário ter em conta alguns aspetos prévios à implementação em si. Se está a ponderar investir num novo software de gestão ou ERP, tome nota das dicas que lhe deixamos para conseguir uma implementação de sucesso.
1. Faça uma auditoria aos processos atuais
Cada negócio ou organização é único. Fazer o levantamento dos processos atuais da sua empresa é o primeiro passo a dar em todo este processo, pois só depois de conhecer os métodos internos é que vai entender o que precisa de ser mudado e quais as funcionalidades a incluir no novo ERP.
Dedique tempo a perceber de que forma e quais as ferramentas utilizadas pelas equipas de todos os departamentos para registar e partilhar a informação, como é feita a comunicação entre departamentos, quais os colaboradores que têm acesso às ferramentas de gestão, a política de segurança da informação, entre outros aspetos. Nesta fase, não tenha receio – tome nota de tudo o que lhe possa parecer relevante, e posteriormente, o parceiro de implementação vai ajudá-lo a separar o trigo do joio e perceber tudo o que faz sentido incluir no novo software.
É também importante que se aconselhe com o parceiro sobre a melhor forma de migrar os dados das suas ferramentas atuais para o ERP – e claro, não elimine nenhuma informação relevante ou bases de dados sem ter criado cópias das mesmas.
2. Defina uma equipa de projeto
A implementação de um ERP não pode (nem deve!) ser trabalho para uma pessoa só. Reúna os colaboradores em quem mais confia e que sejam bons conhecedores dos sistemas atuais da empresa, definindo bem as responsabilidades de cada um. Lembre-se também que, independentemente do tamanho da sua empresa, 2 ou 3 colaboradores são suficientes para criar uma equipa eficiente e sem entropias no processo. Idealmente, estas pessoas devem ter funções e visões diferentes, mas complementares, sobre a gestão da empresa, trazendo assim novas perspetivas e representando as necessidades dos seus departamentos.
É importante realçar que esta fase tem a ver com criar processos que otimizem as suas operações, e não com o desenvolvimento tecnológico do software. A sua equipa não precisa de ter competências de código nem de configuração de plataformas; ela tem que, sobretudo, conhecer bem a empresa e métodos de trabalho, pois esse conhecimento é essencial para idealizar novas formas e processos para o ERP.
Finalmente, deve eleger um gestor de projeto que atuará como elo de ligação entre a sua empresa e o parceiro de implementação do software. Será também responsável pelo acompanhamento financeiro e de gestão dos prazos, fazendo o seguimento de todas as questões pendentes, e por negociar com todas as partes interessadas internamente, de forma a encontrar uma solução que funcione para todos. Caso tenha um colaborador com experiência em gestão de projetos interdepartamentais, essa pode ser a pessoa certa.
3. Mantenha objetivos realistas
Entender as razões pelas quais está a trabalhar na implementação de um ERP é essencial para manter o sentido de missão ao longo de todo o projeto. No entanto, deve também manter-se realista em relação aos objetivos traçados, pois a verdade é que quanto maiores forem as exigências – sobretudo em relação a cumprimento de timings e envolvimento da equipa – maiores poderão ser também as desilusões.
Por isso, nunca é demais reforçar que é essencial ter uma equipa resiliente, que consiga manter a motivação ao longo do tempo, que tenha uma boa capacidade de adaptação e que procure sempre soluções alternativas, mesmo quando elas parecem não existir. Poderá também ser importante sensibilizar os envolvidos para esta questão; afinal, Roma e Pavia não se fizeram num dia.
Mas, e voltando à questão dos objetivos, caso tenha dificuldade em traçar metas para a implementação do seu ERP, reflita nestas questões e vai ver que conseguirá perceber melhor o caminho a seguir:
- Porque estamos a substituir o sistema atual?
- Quais são as dificuldades que a nova ferramenta deve resolver?
- O que significaria, em termos práticos, ter uma implementação de ERP bem sucedida na minha organização?
Ter a resposta a estas perguntas vai ajudá-lo a entender quais os grandes objetivos da implementação (não defina mais que 3) e que vão servir de âncora ao longo do projeto, relembrando os envolvidos do propósito desta missão nas alturas em que o foco se começa a perder.
4. Comunique de forma clara e vá ao detalhe sempre que necessário
A boa comunicação é uma peça-chave para um projeto tão complexo como uma implementação de ERP. É importante que saiba comunicar as suas necessidades e disponha de tempo para explicar cada aspeto dos seus pedidos. Imagine que precisa de uma área no ERP para gestão de clientes. Deve ser específico sobre o que pretende: Refere-se aos serviços contratados? Termos de pagamento? Gestão de reclamações? Resumindo: não parta do princípio de que os outros sabem o que está a pensar, e explique as suas ideias da forma mais clara possível.
Para além dos aspetos técnicos, deve também reforçar as suas capacidades de comunicação no que toca à empatia com a equipa. Sente que os seus colaboradores estão a desmotivar? Relembre-os dos objetivos e do quanto têm a ganhar com a nova solução. E não se esqueça que pode sempre recorrer ao parceiro de implementação para o auxiliar a cada momento do processo – sim, inclusive na comunicação.
5. Aposte na formação dos seus colaboradores
Muitas vezes, mais do que definir processos ou personalizar o software, a grande dificuldade neste processo é conseguir que todos os colaboradores na empresa se adaptem aos novos métodos e à mudança de paradigma que um ERP traz para as organizações.
Para além da resistência à novidade, e dependendo do grau de experiência dos seus colaboradores com ferramentas tecnológicas, utilizar um ERP pode ser uma tarefa mais ou menos complexa. Para além de fornecer documentação de apoio, deve selecionar um parceiro que organize uma formação exaustiva e adaptada às necessidades e capacidades dos diferentes utilizadores.
Essa formação deverá acontecer não só no período de implementação, mas também sempre que as atualizações no software o justifiquem. É essencial ainda que veja a formação não como um custo, mas sim um investimento. Só através dela é que poderá manter os colaboradores a par das novidades e, assim, mais capazes para explorar o potencial da ferramenta e trazer as melhorias de resultados que tanto deseja.
6. Reflita sobre o processo de mudança
No seguimento do ponto anterior, fazer uma reflexão sobre o processo de mudança pode ser importante para, posteriormente, tranquilizar as equipas que estejam mais resistentes à adoção do ERP. Muitas vezes, projetos ligados à introdução de novas tecnologias nas empresas deixam os colaboradores com receio de serem substituídos pelas ferramentas, temendo, inclusive, que se tornem desnecessários e possam até ter o seu emprego em causa. Um bom líder é um líder empático e, por isso tranquilizando os seus colaboradores, vai também deixá-los mais recetivos a toda a mudança.
Para além disso, também precisa de pensar em reorganizar tarefas, criar ou mesmo eliminar certas responsabilidades enquanto dá apoio aos seus funcionários durante esta transição. Mas, mais uma vez, não deixe que isto o desgaste – mais do que um mero implementador, um bom parceiro assumirá o papel de consultor de tecnologia para negócios que o vai ajudar a identificar e a resolver os desafios mais exigentes da implementação do ERP.
7. Aprenda a lidar com o erro
Avanços e reveses, contratempos que obrigam a reconsiderar abordagens, problemas que parecem não ter solução. Tudo faz parte de um processo cuja natureza é complexa e que, sendo altamente personalizado e único para cada empresa, vai originar, pela certa, potenciais obstáculos. Varrer para debaixo do tapete não é a resposta, pois problemas que tentamos ignorar podem reaparecer num estágio mais avançado do projeto.
Mantenha-se flexível e pense que, em último caso, o pior que poderá acontecer é precisar de mais tempo para implementar a solução. Mantenha sempre os seus objetivos em mente, seja paciente, comunique as suas necessidades da melhor forma possível e reúna-se de pessoas que o saibam aconselhar – a viagem pode ter os seus solavancos, mas os erros não são fatais, e no final do processo, vai ver que valeu a pena.
Nunca é demais reforçar que o caminho se torna menos atribulado com o parceiro de implementação certo do seu lado. Assumindo uma vertente de consultoria tecnológica para negócios, a BNEXT conta com dezenas de implementações do software PHC bem sucedidas em carteira e uma equipa de consultores experientes e conhecedores do mercado que lhe garantem um acompanhamento próximo durante todo o processo.
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