Independientemente del sector de actividad de tu empresa u organización, un sistema ERP personalizado es fundamental para optimizar las operaciones y mejorar los resultados. Lograr una implementación exitosa de un ERP implica, sin embargo, tener en cuenta algunos supuestos que agilizarán el proceso. Más que tecnología, es un nuevo modelo de gestión que revoluciona las prácticas empresariales, con numerosos beneficios. Sin embargo, para aprovechar al máximo la solución es necesario planificar detalladamente todos los pasos a seguir; de lo contrario, se corre el riesgo de invertir tiempo y recursos en un sistema que no alcanza su potencial.
Eficiencia, productividad, decisiones más asertivas e informadas, procesos optimizados y reducción de desperdicios. Estas son algunas de las ventajas que puede obtener una implementación ERP bien planificada y exitosa, ya sea una primera implementación o un cambio a un nuevo software. Adoptar una herramienta ERP personalizado es, de hecho, la mejor manera de impulsar los resultados de tu empresa, pero para que esto suceda es necesario tener en cuenta algunos aspectos previos a la implementación misma. Si estás pensando en invertir en un nuevo software de gestión o ERP, toma nota de los consejos que te damos para conseguir una implantación exitosa.
1.Revisa los procesos actuales
Cada empresa u organización es única. Examinar los procesos actuales de tu empresa es el primer paso a dar en todo este proceso, ya que solo después de conocer los métodos internos entenderás qué es necesario cambiar y qué características deben incluirse en el nuevo ERP.
Dedicar tiempo a comprender cómo y qué herramientas utilizan los equipos de todos los departamentos para registrar y compartir información, cómo se realiza la comunicación entre departamentos, qué empleados tienen acceso a las herramientas de gestión, la política de seguridad de la información, entre otros aspectos. En esta etapa, no tengas miedo: toma nota de todo lo que pueda parecerte relevante y, más adelante, el socio de implementación te ayudará a separar el trigo de la paja y a comprender todo lo que tiene sentido incluir en el nuevo software.
También es importante consultar a tu socio sobre la mejor manera de migrar datos de tus herramientas actuales al ERP y, por supuesto, no eliminar ninguna información o base de datos relevante sin haber creado copias de ellas.
2.Define un equipo de proyecto
La implementación de un ERP no puede (¡y no debe!) ser un trabajo de una sola persona. Reúne a los empleados en los que más confías y que conocen bien los sistemas actuales de la empresa, definiendo claramente las responsabilidades de cada persona. Recuerda también que, independientemente del tamaño de tu empresa, 2 o 3 empleados son suficientes para crear un equipo eficiente y sin entropía en el proceso. Idealmente, estas personas deberían tener roles y puntos de vista diferentes pero complementarios sobre la gestión de la empresa, aportando así nuevas perspectivas y representando las necesidades de sus departamentos.
Es importante resaltar que esta fase se trata de crear procesos que optimicen tus operaciones, y no del desarrollo tecnológico del software. Tu equipo no necesita tener habilidades de codificación o configuración de plataformas; Sobre todo debe conocer bien la empresa y los métodos de trabajo, ya que este conocimiento es fundamental para idear nuevas formas y procesos para el ERP.
Finalmente, deberá elegir un director de proyecto que actuará como enlace entre tu empresa y el socio de implementación del software. También será responsable del seguimiento financiero y la gestión de plazos, del seguimiento de todas las cuestiones pendientes y de la negociación interna con todas las partes interesadas para encontrar una solución que funcione para todos. Si tienes un empleado con experiencia en la gestión de proyectos interdepartamentales, esta podría ser la persona adecuada.
3.Mantén objetivos realistas
Comprender las razones por las que estás trabajando en la implementación de un ERP es esencial para mantener un sentido de misión durante todo el proyecto. Sin embargo, también hay que ser realista en relación a los objetivos marcados, ya que lo cierto es que cuanto mayor sean las exigencias –especialmente en lo que respecta al cumplimiento de los tiempos y la implicación del equipo– mayores también pueden ser las decepciones.
Por tanto, no se puede insistir lo suficiente en que es fundamental contar con un equipo resiliente, que pueda mantener la motivación en el tiempo, que tenga buena capacidad de adaptación y que busque siempre soluciones alternativas, incluso cuando parezcan no existir. También puede ser importante crear conciencia sobre este tema entre los involucrados; después de todo, Roma y Pavía no se crearon en un día.
Pero, volviendo a la cuestión de los objetivos, si tienes dificultades para fijar metas para la implementación de tu ERP, reflexiona sobre estas preguntas y verás que podrás comprender mejor el camino a seguir:
- ¿Por qué estamos reemplazando el sistema actual?
- ¿Cuáles son las dificultades que debería resolver la nueva herramienta?
- ¿Qué significaría, en términos prácticos, tener una implementación exitosa de un ERP en mi organización?
Tener la respuesta a estas preguntas te ayudará a comprender los principales objetivos de la implementación (no defina más de 3) y que servirán como ancla durante todo el proyecto, recordando a los involucrados el propósito de esta misión en momentos en que el enfoque se comienza a perder.
4. Comunícate con claridad y entra en detalles cuando sea necesario
Una buena comunicación es un elemento clave para un proyecto tan complejo como la implementación de un ERP. Es importante que sepas comunicar tus necesidades y te tomes el tiempo para explicar cada aspecto de tus solicitudes. Imagina que necesitas un área en el ERP para la gestión de clientes. Debes ser específico sobre lo que deseas: ¿Te refieres a los servicios contratados? ¿Términos de pago? ¿Gestión de quejas? En resumen: no asumas que los demás saben lo que estás pensando y explica tus ideas lo más claramente posible.
Además de los aspectos técnicos, también debes fortalecer tus habilidades comunicativas en términos de empatía con el equipo. ¿Sientes que tus empleados se están desmotivando? Recuérdales los objetivos y cuánto pueden ganar con la nueva solución. Y no olvides que siempre puedes recurrir al socio implementador para que te ayude en cada momento del proceso (sí, incluso en la comunicación).
5.Invierte en formar a tus empleados
Muchas veces, más que definir procesos o personalizar el software, la gran dificultad de este proceso es conseguir que todos los empleados de la empresa se adapten a los nuevos métodos y al cambio de paradigma que supone un ERP para las organizaciones.
Además de la resistencia a la novedad, y dependiendo del nivel de experiencia de tus empleados con las herramientas tecnológicas, utilizar un ERP puede ser una tarea más o menos compleja. Además de proporcionar documentación de respaldo, debes seleccionar un socio que organice una formación integral adaptada a las necesidades y capacidades de los diferentes usuarios.
Esta formación debe realizarse no sólo durante el periodo de implementación, sino también siempre que las actualizaciones de software lo justifiquen. También es fundamental que veas la formación no como un coste, sino más bien una inversión. Sólo a través de ella podrás mantener a los empleados actualizados sobre los nuevos desarrollos y, por tanto, más capaces de explorar el potencial de la herramienta y lograr las mejoras en los resultados que tanto deseas.
6.Reflexiona sobre el proceso de cambio
Siguiendo con el punto anterior, reflexionar sobre el proceso de cambio puede ser importante para luego tranquilizar a los equipos que se resisten más a adoptar un ERP . A menudo, los proyectos vinculados a la introducción de nuevas tecnologías en las empresas dejan a los empleados con miedo de ser sustituidos por las herramientas, temiendo incluso que se vuelvan innecesarias e incluso puedan poner en riesgo su puesto de trabajo. Un buen líder es un líder empático y, por tanto, al tranquilizar a sus empleados, también los hará más receptivos a cualquier cambio.
Además, también debes pensar en reorganizar tareas, crear o incluso eliminar ciertas responsabilidades mientras apoyas a tus empleados durante esta transición. Pero, una vez más, no permitas que esto te desgaste: más que un simple implementador, un buen socio asumirá el papel de consultor de tecnología empresarial que te ayudará a identificar y resolver los desafíos más exigentes de la implementación de ERP.
7.Aprende a lidiar con los errores
Avances y retrocesos, retrocesos que obligan a reconsiderar enfoques, problemas que parecen no tener solución. Todo forma parte de un proceso cuya naturaleza es compleja y que, al ser altamente personalizado y único para cada empresa, seguramente dará lugar a potenciales obstáculos. Esconderlo debajo de la alfombra no es la respuesta, ya que los problemas que intentamos ignorar pueden reaparecer más adelante en el proyecto.
Mantente flexible y piensa que, en el último caso, lo peor que puede pasar es que necesites más tiempo para implementar la solución. Ten siempre presente tus objetivos, ten paciencia, comunica tus necesidades de la mejor manera posible y reúnete con personas que sepan asesorarte : el camino puede tener sus obstáculos, pero los errores no son fatales, y al final del proceso, verás que valió la pena.
Nunca será de más reforzar que el camino será menos accidentado si cuenta con el socio de implementación adecuado de tu lado. Asumiendo una vertiente de consultoría tecnológica para empresas, BNEXT cuenta con decenas de implementaciones exitosas de software de PHC en su cartera y un equipo de consultores experimentados y con conocimiento del mercado que garantizan un estrecho seguimiento durante todo el proceso.
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