empresário com dashboard de business intelligence

Business Intelligence: O que é e quais as vantagens para a sua empresa?

Tomar decisões rápidas e que permitam acelerar os processos e aumentar a rentabilidade dos negócios é, cada vez mais, uma prioridade para as empresas. As ferramentas de Business Intelligence estão a tornar-se essenciais para os gestores – das microempresas e PME ao universo corporate – e a tendência é que a sua utilização continue a crescer. Mas, afinal, o que é Business Intelligence e quais são as vantagens que pode trazer para a sua empresa?

Os softwares de Business Intelligence (BI) agregam dados e apresentam-nos em dashboards de fácil análise e utilização, e que incluem relatórios, painéis e gráficos. As ferramentas de BI permitem aos gestores aceder a diferentes tipos de dados – históricos e atuais, de terceiros e internos, bem como a dados semiestruturados e não estruturados, como os provenientes dos meios de comunicação social. Os utilizadores podem, assim, analisar esta informação e obter dados sobre a forma como o negócio está estruturado, o que funciona e o que pode ser melhorado.

Na verdade, estas ferramentas não dizem ao utilizador o que ele deve ou não fazer, ou o que acontece se tomarem uma determinada decisão. Elas oferecem, sim, uma forma simples de analisar dados e que lhes permite uma compreensão mais rápida da informação, tendências e insights.

As soluções de Business Intelligence recorrem a armazéns de dados que agregam informação de múltiplas fontes num único sistema centralizado, ao qual o software de BI acede e recolhe os dados que apresenta, posteriormente, ao utilizador. É assim que as organizações ganham conhecimento que lhes permite melhorar as suas decisões, identificar problemas, detetar tendências de mercado e encontrar novas fontes de receita ou oportunidades de negócio.

Vejamos um exemplo. Uma empresa de média dimensão do setor industrial quer melhorar a sua cadeia de fornecimento, e para isso, adotou uma ferramenta de BI que lhe permite perceber onde podem estar a ocorrer atrasos e variações no processo de expedição. Essa empresa pode ainda, entre outros aspetos, perceber quais os tipos de transporte que podem ser otimizados.

Business Intelligence para PME: Vale a pena?

Recentemente, o estudo Os Novos Desafios Digitais na Gestão das PME, realizado pela PHC em parceria com o jornal Expresso, refere que apenas 27% dos gestores das PME inquiridos utilizam ferramentas de BI para tomar decisões. No entanto, os que o fazem reconhecem que estas influenciam positivamente a gestão das suas empresas.

Existem ainda muitos empresários de PME convencidos de que a Business Intelligence só serve para empresas grandes, que acham que não têm tempo para lidar com este tipo de ferramentas ou que podem obter a informação de que precisam sobre os seus negócios a partir de folhas de Excel. Mas será esta uma estratégia válida a médio/longo prazo? Todas as empresas – mesmo as pequenas – beneficiam em otimizar e automatizar processos, pois estes podem garantir a sua viabilidade no futuro. Para além disso, e com a ajuda de um parceiro como a BNEXT, é possível adaptar as ferramentas às necessidades do cliente e às dimensões da sua empresa.

Estará na altura de implementar uma ferramenta de BI?

Como podemos então saber se está na altura de implementar um software de BI? Analise as seis afirmações que se seguem, e caso mais de metade sejam verdadeiras, a adoção de uma ferramenta de BI pode ser uma opção viável no futuro.

  • Utilizo ficheiros de Excel cada vez maiores e que funcionam como bases de dados.
  • Devido à sua dimensão, os ficheiros de Excel bloqueiam frequentemente, atrasando o trabalho.
  • Os ficheiros de Excel estão apenas disponíveis localmente e não em rede. Muitos relatórios são impressos ou enviados por e-mail, o que faz com que se dispersem e deem origem a várias versões, sendo difícil encontrar a mais atualizada.
  • Sempre que há mudanças na empresa, elas requerem cada vez mais esforço e tempo de implementação.
  • Há dados que são frequentemente copiados de forma manual de um ficheiro de Excel para outro(s).
  • Os dados entre relatórios ou ficheiros variam cada vez com maior frequência, tornando-se necessária uma verificação manual que implica maior investimento de tempo. Gera-se ainda um aumento da incerteza sobre quais as fontes de informação mais corretas ou atualizadas.

De que forma é que, então, as ferramentas de Business Intelligence podem ajudar-nos a contornar estes desafios?

8 Vantagens de utilizar um software de BI

Os benefícios das ferramentas de BI vão muito além da mera organização da informação e análise de dados. A partir dessa análise, é possível tomar melhores decisões para o seu negócio, otimizar processos e até gerar mais receita. Veja estas e outras vantagens ao pormenor:

1. Maior receita

A Business Intelligence é uma ferramenta essencial para as empresas que querem aumentar o volume de faturação. A partir dos dados disponibilizados, é possível, por exemplo, obter informação sobre o comportamento dos clientes e alinhar a estratégia de vendas. Por outro lado, é também possível identificar onde se podem reduzir custos ao identificar produtos com menos vendas e optar por retirá-los do catálogo. Pode ainda aceder e comparar informação sobre os preços de fornecedores, gerando menos despesa.

2. Melhores resultados de vendas e marketing

Utilizar um software de BI permite-lhe perceber quais são os seus clientes mais leais, o quê e com que frequência compram. Depois, pode classificá-los e adaptar a sua estratégia de marketing consoante estes perfis. A partir daqui pode também prever o comportamento dos seus clientes, planear, acompanhar e avaliar campanhas de marketing e fazer ajustes ao seu orçamento, aumentando o ROI (Retorno do Investimento).

3. Decisões mais informadas e estratégicas

As análises feitas a partir destas ferramentas permitem os gestores tomar decisões mais assertivas, como as que vimos nos dois pontos anteriores. Ter acesso à informação de forma centralizada numa única plataforma que apresenta dados sobre a atividade da sua empresa, colaboradores, receita e tendências de mercado de uma forma visualmente apelativa vai ajudá-lo a fazer decisões mais informadas, seja no curto ou médio/longo prazo.

4. Melhor apoio e satisfação do cliente

O sucesso dos negócios depende, em última análise, dos níveis de satisfação dos clientes. Também neste ponto, as ferramentas de BI podem ajudar, fazendo um apanhado do histórico de interações com os seus clientes e permitindo, desta forma, fazer uma análise e personalizar a experiência de compra e as mensagens de acordo com o seu perfil.

5. Relatórios mais rápidos e precisos

Com um software de BI pode customizar relatórios a partir de várias fontes de informação (vendas, operações, dados financeiros, entre outros). Estes relatórios são gerados em tempo real e podem incluir tabelas, gráficos e infográficos simples ou interativos.

6. Maior produtividade

Com BI pode melhorar os processos da sua empresa, automatizar tarefas, estabelecer prioridades para os gestores e equipas, melhorar o processo de venda e apoio ao cliente. Tudo numa plataforma centralizada à qual, graças à cloud,
pode aceder a partir de vários dispositivos, o que resulta em ganhos de produtividade muito significativos.

7. Aumento da vantagem competitiva

Perceber aquilo que a concorrência está a fazer, antecipando as suas ações, é outra das vantagens destas ferramentas, que o podem ajudar a manter uma vantagem competitiva no mercado. Pode ainda antecipar mais facilmente as necessidades dos clientes e acompanhar as tendências do mercado, bem como outros aspetos ligados à regulamentação e concorrência.

8. Eliminar as suposições

Há muitos gestores que definem conjeturas com base na sua intuição e experiência prévia no mercado. No entanto, os dados podem ajudá-lo a tomar decisões mais certeiras, utilizando os seus recursos de forma mais eficiente e aumentando a sua vantagem competitiva.

Agora que já conhece as vantagens das soluções de Business Intelligence, está na altura de adotá-las na sua empresa. O software de BI não é uma solução one size fits all; ela deve ser pensada e implementada com um parceiro experiente, que lhe garanta a sua eficácia e practicidade. A BNEXT é esse parceiro!

Contamos com uma equipa de consultores com uma vasta experiência em soluções de software de gestão PHC, que lhe permitem retirar todos os benefícios destas ferramentas e melhorar os resultados do seu negócio.

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