O que há de comum entre um pequeno escritório de um contabilista e uma gigante corporação com várias delegações e milhares de colaboradores espalhados por todo o mundo? O papel é um dos denominadores comuns a todos os tipos de empresas, independentemente da sua dimensão, complexidade do negócio ou setor de atividade.
No entanto, a massificação desta ferramenta de trabalho tem trazido, nas últimas décadas, alguns entraves. Os rácios de utilização de papel por funcionário nas empresas atingiram recordes e o arquivo de documentos físicos obriga a uma complexa gestão logística, com armazenamento insuficiente, custos elevados e um acesso cada vez dificultado à informação. A partilha de documentos em papel não se coaduna com as necessidades de agilidade e respostas rápidas dos negócios de hoje, o risco de danos acidentais ou desgaste está sempre presente e também a conformidade legal apresenta desafios.
O que é um arquivo digital?
Agora que a transformação começa a dar lugar à aceleração digital, são cada vez mais os negócios que optam por soluções que lhes permitem criar arquivos digitais seguros e confiáveis. Mas afinal, o que é um arquivo digital?
Um arquivo digital é um local de armazenamento para a guarda de informação na qual se incluem ficheiros, faturas, escrituras ou outros documentos em formato digital. Ao contrário de um arquivo analógico, tanto os dados arquivados como o local de armazenamento são eletrónicos por natureza. Os arquivos digitais são frequentemente baseados na web, mas os suportes de dados locais também podem ser utilizados como arquivo eletrónico.
Este modelo permite a consulta imediata de documentos e também o armazenamento de dados que não são necessários no momento, mas que, seja por motivos legais ou outros, necessitam de ficar arquivados.
4 princípios base do arquivo digital
Embora estejamos a atravessar um período de transição, a importância de manter um arquivo de dados não fica diminuída na era digital. Numa sociedade da informação como aquela em que vivemos, torna-se agora mais simples investir na preservação e arquivo da informação, mantendo níveis de acesso diferenciados, dados seguros e em conformidade com a lei.
Segurança e integridade das informações
A integridade dos dados diz respeito à sua fiabilidade e precisão. É essencial mantê-los na sua forma original ao longo do tempo, e como tal, existem softwares de arquivo digital que impedem a sua corrupção. É também possível estabelecer mecanismos de controlo de acesso a diferentes utilizadores, como a autenticação e autorização, essenciais para a manutenção da integridade dos dados.
Prevenção da perda de dados
É importante notar que os dados, mesmo na esfera digital, são vulneráveis. Das falhas de hardware, bugs, ciberataques ou até aos desastres naturais, um arquivo digital deve ser reforçado com uma estratégia de backups e cópias de segurança que reduzem o risco de perdas ou incidentes.
Acesso e pesquisa de documentos
Manter dados facilmente acessíveis é um dos propósitos de um arquivo digital. Ao contrário do armazenamento físico, em que chegar a um determinado documento em papel entre corredores intermináveis de pastas pode ser frustrante, um arquivo digital permite uma gestão e acesso aos documentos mais eficiente. E, no caso de não saber exatamente onde procurar a informação que necessita, as intuitivas ferramentas de pesquisa ajudam-no a encontrar os dados de forma muito rápida.
Sustentabilidade ambiental
Com a ameaça do elevado consumo energético e emissões de carbono, são cada vez mais as organizações que procuram investir em práticas ambientalmente mais sustentáveis, nas quais se incluem o arquivo digital.
Como implementar o arquivo digital no seu negócio
Faça um inventário de documentos
Antes de começar a carregar ficheiros para uma plataforma deve fazer um inventário de tudo o que deseja digitalizar – uma tarefa que exige paciência, mas extremamente necessária. Faça uma listagem dos tipos de documentos por departamento: por exemplo, na área financeira vai deparar-se com faturas, comprovativos, relatórios, declarações de impostos, entre outros; já documentos como currículos de candidatos ou contratos dizem respeito aos Recursos Humanos.
Filtre e elimine a informação desnecessária
Ao efetuar um inventário, é provável que se cruze com ficheiros desnecessários. No entanto, não deve eliminá-los sem algumas cautelas. Regulada pelo DL 28/2019, a desmaterialização de documentos contabilísticos estabelece que os sujeitos passivos devem arquivar e conservar documentos durante um prazo de 10 anos.
Escolha o seu software ou plataforma de eleição
Assim que já tiver feito o levantamento de necessidades e o inventário de documentos do seu negócio, chega a altura de escolher a ferramenta para implementar o arquivo digital.
Preparado para cumprir com rigor as exigências legais em vigor (como o Regulamento Geral de Proteção de Dados – RGPD), o arquivo digital legal da PHC permite-lhe receber documentos de fornecedores e clientes, arquivá-los em conformidade e em poucos cliques. Mas há mais vantagens:
- Acesso simplificado e documentação sempre organizada, agilizando as auditorias internas e externas
- A integridade e confidencialidade da informação é assegurada através de mecanismos que dão acesso individualizado a diferentes perfis
- Consulta rápida de espaço usado e disponível para maior controlo sobre o arquivo.
- Liberte espaço físico, reduza custos de manutenção e torne a sua empresa ambientalmente sustentável.
O arquivo digital legal da PHC está disponível nos planos PHC CS Advanced e PHC CS Enterprise (com a aquisição do módulo PHC CS Documentos Web e o pack file storage 10GB) e em todos os planos do PHC GO com a aquisição do add-on PHC GO Attachments + blocos de registos.
Quer saber mais sobre como a solução de arquivo digital da PHC pode ajudar o seu negócio? A equipa de consultores da BNEXT está disponível para esclarecer todas as suas dúvidas – fale connosco!