O Business Process Management (BPM) é uma abordagem cujo objetivo é melhorar os processos que as organizações utilizam no cumprimento das suas tarefas diárias, com o intuito de melhor servir os clientes e gerar mais valor de negócio. Mais do que um software, o BPM é uma metodologia que procura otimizar processos de negócio, analisando-os, adaptando-os a diferentes contextos, procurando implementar alterações e fazendo uma monitorização constante, de forma a acompanhar os resultados, numa lógica de melhoria contínua.
Trata-se de um conceito bastante amplo e dinâmico, uma vez que as responsabilidades, procedimentos e objetivos de negócio estão em constante mudança – daí a importância da tecnologia e das ferramentas de software ao serviço do BPM. Importa referir que o BPM é uma metodologia que se aplica a todo o tipo de empresas, independentemente do seu setor de atividade ou dimensão. Um exemplo disso é o Lean Manufacturing, que adapta os princípios da metodologia BPM à indústria.
À medida que os processos de negócio de algumas empresas se tornaram demasiado complexos, foram desenvolvidas ferramentas tecnológicas para os gerir – softwares BPM ou módulos de BPM que fazem parte de softwares de gestão ou CRM. Mais recentemente, os avanços da Inteligência Artificial, Machine Learning e outras tecnologias têm vindo a proporcionar novas formas de conceber, medir, melhorar e automatizar fluxos de trabalho.
A importância do Business Process Management para os negócios
Se tivéssemos que resumir em poucas palavras o quão importante é o BPM para as organizações, diríamos apenas isto: não há negócios de sucesso sem processos bem delineados e eficientes. Afinal, a gestão de processos deve estar presente em vários momentos da vida das empresas – do desenvolvimento de novos produtos ao serviço e apoio ao cliente, gestão de pedidos e encomendas, até ao onboarding de um novo colaborador. Todos estes exemplos têm níveis de complexidade distintos, e no entanto, todos são compostos por pequenas tarefas, passos e aprovações que se alinham para cumprir um objetivo.
Um processo empresarial bem concebido divide estas tarefas em etapas estruturadas e repetíveis que os colaboradores devem seguir para produzir resultados consistentes. Por outro lado, estas etapas ajudam as organizações a prever necessidades, reduzindo o risco de sub ou sobre-alocação de recursos. Finalmente, a monitorização destes passos ajuda a identificar potenciais entraves ou estrangulamentos, a atuar na sua resolução da forma mais rápida possível e a integrar as melhorias no processo.
As 5 etapas do ciclo de Business Process Management
Conforme acabámos de ver, um ciclo de BPM divide-se em algumas fases distintas:
- Design: Analise o processo atual, as suas diferentes etapas, e identifique o que pode ser melhorado. Faça um esboço de cada uma das novas etapas recorrendo à padronização e automação.
- Modelação: Faça uma simulação do novo processo de negócio em diferentes contextos, de forma a averiguar o seu potencial de implementação.
- Implementação: Coloque o processo em prática com as melhorias e otimizações identificadas no passo anterior.
- Monitorização: Acompanhe as melhorias implementadas em cada etapa do processo, de forma a analisar o seu desempenho.
- Otimização: A melhoria do processo deve ser contínua; sempre que se justificar, faça mudanças que lhe permitam levar a cabo o processo de forma mais eficiente.
Benefícios do Business Process Management
São vários os motivos que levam as empresas a adotar a metodologia e ferramentas de BPM, mas há dois que se destacam: o aumento da eficiência operacional e da qualidade do trabalho. No entanto, dentro destes contam-se muitos outros benefícios – da redução do desperdício e do erro à poupança de tempo, redução de custos, maior agilidade, maiores níveis de compliance, até o desenvolvimento de produtos e a prestação de serviços com maior qualidade.
Colocando a metodologia BPM em prática através de um software para o efeito tem também vantagens:
- A estandardização de processos reduz o risco de erro humano;
- Os dados guardados ao longo das diferentes etapas dos processos dão mais visibilidade à performance das equipas e ajudam a identificar estrangulamentos;
- Ao funcionar como uma ferramenta de automação, um software BPM permite que os colaboradores dediquem mais tempo a tarefas que aportam mais valor, em detrimento de tarefas repetitivas.
Business Process Management no software PHC
Precisa de gerir processos pré-definidos entre vários colaboradores ou departamentos da sua empresa? O módulo de Business Process Management do PHC CS disponibiliza um conjunto de funcionalidades que lhe permitem gerir de forma fluída e sem erros os processos internos e de negócio, de forma a otimizar os resultados da sua empresa.
Estas são algumas das vantagens do PHC CS BPM:
- Informação tratada no momento e acessível a partir de qualquer dispositivo;
- Maior eficiência e transparência no tratamento dos processos de negócio;
- Integração dos dados no ERP PHC CS com interligação departamental;
- Redução de custos operacionais e de gestão.
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